Как автоматизировать адаптацию сотрудника: экономия времени и нервов

Более 50% работников во всем мире покидают новое место работы в первые 18 месяцев. Эта статистика красноречиво говорит о том, насколько важен первый этап в новой компании.

Причина увольнения часто кроется не только в несоответствии работы или компании ожиданиям, но и в отсутствии качественной адаптации, которая помогла бы сотруднику быстрее интегрироваться в рабочий процесс и чувствовать себя комфортно в коллективе.

Почему адаптация так важна? Например, вы только устроились на новую работу. Для вас все новое: люди, задачи, даже кофеварка, которая работает иначе, незнакомые сервисы и так далее. В такой момент адаптация (онбординг) — это переходный этап, когда сотрудник знакомится с компанией, ее правилами, культурой, коллегами и начинает выполнять свои задачи.

Хорошо организованная адаптация:

• помогает новичку быстрее включиться в работу без стресса;
• уменьшает количество ошибок;
• улучшает впечатление о компании;
• увеличивает вероятность, что сотрудник останется в команде надолго.

Более того, этот процесс можно сделать удобнее для всех. Здесь и возникает идея автоматизации.

Как автоматизировать адаптацию персонала?

Автоматизация — это не только про технологии, но и про системный подход. Вот несколько шагов, которые помогут сделать адаптацию проще:

Составьте план адаптации

Создайте список задач и целей, которые новый сотрудник должен выполнить в первые недели или месяцы. Это могут быть:

• ознакомление с базовыми документами;
• прохождение учебных материалов;
• встречи с ключевыми членами команды;
• выполнение первого проекта.

Этот план можно хранить в таблицах или даже в обычном файле, но намного лучше, если он будет интерактивным — с напоминаниями и возможностью отслеживать прогресс.

Используйте онлайн-платформы

Вместо того чтобы вручную отправлять каждому новичку кучу документов, можно загрузить их в платформу, которая сама напомнит сотруднику прочитать их.

HURMA — в этом эксперт.

Система поможет автоматически планировать встречи, отправлять опросы для получения обратной связи или даже поздравлять с первыми достижениями. Все это экономит время HR-менеджера.

Используйте базу знаний

Никто не любит спрашивать о каждой мелочи. Вместо того чтобы в сотый раз объяснять, как подать заявку на отпуск, создайте внутренний портал с ответами на популярные вопросы. Это могут быть статьи, видео или даже миникурсы, которые удобно хранить в одном разделе.

HURMA разработала продуманную и удобную базу знаний для самых важных данных.

Запланируйте регулярные встречи

Несмотря на автоматизацию, человеческий контакт остается важным. Регулярные встречи с руководителем или HR-менеджером помогут новичку почувствовать поддержку. Кстати, их тоже можно автоматизировать: HURMA напомнит обеим сторонам о встрече.

Проводите опросы

Когда адаптация завершена, узнайте, как это было для сотрудника. Что ему понравилось, а что — нет. Это поможет вам улучшить процесс в будущем.

Адаптация как инструмент мотивации

Часто в компаниях адаптацию рассматривают лишь как формальный этап: подписали документы, выдали ноутбук — и все. Но адаптация может стать настоящим инструментом мотивации, если ее правильно организовать.

Покажите перспективы

Люди хотят знать, что их работа имеет значение. С первых дней расскажите о карьерных возможностях в компании, учебных программах, участии в проектах, которые могут помочь им развиваться.

Дайте почувствовать причастность

Организуйте общую командную активность для новичка. Это может быть обед с коллегами, онлайн-викторина или даже участие в небольшом проекте. Чем быстрее человек почувствует себя частью команды, тем лучше.

Качественная адаптация = качественное сотрудничество

Автоматизация не заменяет человечность, но значительно упрощает рутину, оставляя больше времени для важных вещей — поддержки, мотивации и развития сотрудников.

Не бойтесь перемен — автоматизация адаптации поможет сделать бизнес более эффективным и дружелюбным к людям. А ваши новички точно это оценят.